Rechnungen
Hier finden Sie alle wichtigen Punkte zum Thema Rechnungen, Gutschriften und Angebote.
Rechnungen erstellen
Um Behandlungen abzurechnen, markieren Sie mit einem Klick auf den Haken oben alle Checkboxen des Behandlungstages. Anschließend klicken Sie oben auf das Euro Symbol, um die Posten in die Rechnung zu bringen.
Wenn Sie keine Checkboxen setzen, werden ALLE noch nicht abgerechneten Posten des Patienten, auch aus der Vergangenheit, mit auf die Rechnung gesetzt.
Rechnungen als Entwurf erstellen lassen
Wenn Sie debevet noch nicht lange nutzen oder evtl. Ihre Rechnungen noch einmal kontrolliert werden sollen vor dem endgültigen Versand, haben Sie die Möglichkeit, jede Rechnung zunächst als Entwurf zu erstellen. So ist die Rechnung zwar erstellt, aber es können noch Posten verändert oder storniert sowie hinzugefügt werden, bevor die Rechnung revisionssicher erstellt wird.
Um diese Funktion zu nutzen, gehen Sie wie folgt vor:
- Klicken Sie auf Administration, dann Einstellungen und wählen den Reiter Fakturierung.
- Scrollen Sie herunter bis zum Feld "Rechnungsstellung"
- Setzen Sie dort den Haken bei "Beh. Rechnung als Entwurf"
Wennn Sie nun eine Rechnung am Patienten erstelen, wird diese nicht direkt fest erstellt, sondern Sie sehen oben einen Button "Rechnung anlegen". So können Sie, bevor Sie diesen Button klicken, alles noch einmal in Ruhe kontrollieren und verändern.
Einzelne Posten nicht in Rechnung stellen
Eventuell möchten Sie einen Verbrauch (Beispiel Narkose Injektion etc.) zwar dokumentieren, aber die Beträge und Mengen nicht auf der Rechnung anzeigen und auch nicht abrechnen. In diesem Fall können Sie einmal auf das orangene Euro-Symbol des Postens klicken, nachdem Sie diesen eingetragen haben. Das Euro-Symbol wird dann grau.
Der Posten wird nun weder in Rechnung gestellt, noch erscheint der Posten auf der Rechnung. Für Sie selbst bleibt er aber als Dokumentation in der Patientenkartei!
Posten nicht berechnen und auf der Rechnung auflisten
Sie möchten etwas nicht in Rechnung stellen, dem Besitzer aber klar machen, dass Sie es ihm "geschenkt" haben? Sie möchten also etwas mit 0,00 Euro in der Rechnung aufführen? Beispiele hierfür wären:
- KLeinste Verbrauchsmarterialien, die Sie nicht berechnen wollen, aber klar machen wollen, dass es dennoch erhalten wurde
- Futtermessbecher
- Beratung via Telefon, wenn Sie diese nicht abrechnen, aber dennoch klar machen wollen, dass es eine Leistung war
Wir empfehlen, für diese Positionen dann "Null Euro Produkte" anzulegen und diese in die Behandlung dann wie alles andere mit einzugeben.
Bitte denken Sie daran, dennoch die 19% Mwst. zu hinterlegen, damit es nicht zu Buchungsfehlern auf buchhalterischer Seite unserer Software kommt!
Zahlungsart wählen
Wenn Sie in der nun automatisch geöffneten Rechnungsansicht den Dropdownpfeil bei Zahlungsart klicken, können Sie die für Ihre Praxis hinterlegen Zahlungsarten auswählen. Klicken Sie anschließend auf Speichern.
So lange die Rechnung noch nicht gebucht ist, können Sie die Zahlungsart noch ändern!
Rechnung direkt an den Kunden mailen
Wenn Sie am Kunden eine Email Adresse hinterlegt und den Haken bei "Email Versand erlauben" gesetzt haben, können Sie nun auf das Mail Symbol oben klicken und damit die Rechnung direkt an den Kunden mailen, um die Umwelt zu schonen und Papier zu sparen.
Rechnung drucken
Natürlich können Sie die Rechnung auch direkt drucken, wenn der Tierhalter dies wünscht. Klicken Sie dazu auf das Drucker Symbol.
Rechnung buchen
Um die Rechnung zu buchen, klicken Sie oben auf Erweitert und dann Rechnung buchen.
Nun ist die Rechnung festgeschrieben und muss für weitere Veränderungen zuerst storniert und dann neu erstellt werden!
Probleme bzw. Fehlermeldung bei der Buchung
Teilweise kann es vorkommen, dass Sie beim Verbuchen der Rechnungen eine Fehlermeldung bekommen. Dies tritt vor allem dann auf, wenn
- ein Posten 0.00% Mwst hat
- ein Posten mit 0.00 Euro eingetragen ist
Dies kommt dann vor, wenn Sie selbst angelegte Produkte nutzen, bei denen Sie entweder keinen Preis hinterlegt haben oder keine Mwst.
Um die Rechnungsposten zu prüfen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Gehen Sie in die Detailansicht der enstprechenden Rechnung. Hierfür gibt es mehrere Wege:
- Klicken Sie Rechnungen und dann in der Spalte "Rechnungsnummer" auf die Rechnungsnummer
- Klicken Sie in der Behandlung auf ein beliebiges blaues Euro Symbol an einem der Abrechnungsposten
Nun öffnet sich die Detailansicht der Rechnung. Hier gibt es erneut ein blaues Euro-Symbol an jedem der Abrechnungsposten. Klicken Sie auf dieses, um die Ansicht zu erweitern, und den Mehrwertsteuersatz des jeweiligen Postens zu sehen.
Wenn Sie nun am Mwst. Satz auf den Dropdownpfeil klicken, können Sie diesen ändern. Klicken Sie dann anschließend oben rechts auf Speichern. Anschließend kann die Rechnung verbucht werden.
Sollten Sie Rechnungen mit 0,00 Euro Posten enthalten haben, müssen Sie zunächst die Rechnung stornieren, das Produkt verändern oder aus der Behandlung löschen und dann erneut eintragen. Die Rechnung muss dann erneut erstellt werden und sollte nun problemlos verbucht werden.
Rechnungen automatisch buchen lassen
Wenn Sie den Schritt sparen möchten, Rechnungen manuell auf "gebucht" setzten zu müssen, können Sie debevet so einstellen, dass direkt mit Versand oder Druck jede Rechnung automatisch auf "gebucht" gesetzt wird.
Klicken Sie hierzu Administration und dann Einstellungen. Klicken Sie dann den Reiter Fakturierung und setzen dort ganz unten den Haken bei Buchung verpflichtend. (Abschnitt "Druck")
Rechnungsposten zusammenfassen
Sie haben am Kunden direkt die Möglichkeit, seine Rechnungen zusammenzufassen. So werden die Rechnungen gekürzt, um nicht zu lange und unübersichtliche Rechnungen zu erstellen.
Klicken Sie unter Praxis und Kunden auf den Namen des Kunden, so dass Sie in die Detailansicht seiner Daten gelangen. Klicken Sie nun den Reiter Allgemein.
Hier können Sie beispielsweise dem Kunden auch eine Preisgruppe zuordnen oder ihm einen festen Rabatt eintragen (in Prozent). Auch die Zahlungsbedingungen des Kunden können Sie hier einzeln ändern (abweichend von den global für Ihre Praxis gesetzen).
Um die Rechnungen zusammen zu fassen, klicken Sie den Dropdown-Pfeil bei "Rechnung zusammenfassen". Nun können Sie aus drei Optionen wählen:
- Nur angewandte Medikamente
- Tag/Typ
- Tag/Typ, angewandte Medikamente
Denken Sie daran, dass diese Option selbstverständlich VOR der Erstellung der Rechnung gewählt sein muss.
Hier haben wir die Darstellung der verschiedenen Zusammenfassungen für Sie einmal nachgestellt, damit Sie sich besser vorstellen können, was gemeint ist.
Sammelrechnungen erstellen
Sie möchten für einen Kunden bzw. Besitzer für mehrere Tiere bzw. Patienten eine einzige Rechnung erstellen, also alle offenen Posten +auf einer Sammelrechnung drucken? Sie möchten bei einem (oder mehreren) Kunden alle noch nicht abgerechneten Posten abrechnen.
Hierfür gibt es zwei Wege:
1. Über den Kunden unter "Auswertungen"
Klicken Sie hierzu in Ihrer Behandlung direkt auf den Kundennamen links.
Alternativ rufen Sie den Kunden über die Kundeliste auf.
Nun klicken Sie auf den Reiter "Auswertungen".
Dort sehen Sie einen Überblick über die offenen Posten der verschiedenen Tiere und die gesamten offenen Posten.
Klicken Sie auf den grünen Button "Abrechnen". Es öffnet sich direkt die Rechnungsvorschau, in der Sie wie gewohnt die Zahlungsbedingung setzen können und die Rechnung dann speichern und versenden/drucken können.
Der Unterschied ist nun nur, dass alle offenen Posten verschiedener Tiere auf der Rechnung stehen.
2. Über die Behandlungen
Klicken Sie hierzu auf Praxis und dann Behandlungen.
Sie sehen die ungefilterte Liste Ihrer Behandlungen. Klicken Sie nun neben der Suchleiste auf den Dropdown Pfeil, um die Behandlungsliste zu filtern. Wählen Sie die Checkboxen bei Rechnung ausstehend, um alle Behandlungen bzw. Karteien anzuzeigen in denen für denen noch nicht fakturierte Positionen existieren.
Wenn Sie zusätzlich die Checkbox Kunde ankreuzen, werden die Beträge der noch nicht fakturierten Behandlungen bzw. Karteien eines Kunden summiert. Drücken Sie nun Enter oder klicken das Lupen-Symbol, um den Filter anzuwenden.
Wählen Sie nun die Checkboxen der gewünschten Behandlungen (Wenn Sie den Haken bei Kunde gesetzt hatten, sind diese bereits an dem Kunden zusammen gefasst und Sie müssen die Checkbox des Kunden anhaken) an und drücken oben rechts auf das €-Symbol, um die gewählten Behandlungen abzurechnen.
Die Rechnungen werden erzeugt und liegen anschließend unter Fakturierung - Rechnungen vor.
Rechnungen korrigieren/ stornieren/ löschen
Um Rechnungen zu korrigieren, müssen Sie diese immer zunächst stornieren und dann neu ausstellen.
Zunächst öffnen Sie die gewünschte, zu stornierende Rechnung. Dafür gibt es zwei Wege:
- Klicken Sie auf Fakturierung (Euro Symbol) und dann Rechnungen und suchen dort nach der Rechnung (z.B. über Kundenamen) und klicken dann auf die Rechnungsnummer, um zur Rechnungsansicht zu gelangen
- Klicken Sie in der Behandlung an der gewünschten Rechnung am Behandlungstag das blaue Rechnungssymbol (Brief)
Nun öffnet sich die Rechnungsansicht. In der Rechnungsansicht klicken Sie nun oben rechts Erweitert und wählen im Dropdown dann Rechnung stornieren.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Stornierung nun bestätigen müssen.
Anschließend klicken Sie in der Ansicht oben rechts noch einmal den roten Button Löschen. Bestätigen Sie die Löschung.
Wenn Sie nun erneut in die Behandlung wechseln, indem Sie oben rechts auf Schließen klicken, sind die Behandlungs/Medikamtenposten, die Sie abgerechnet hatten, wieder freigegeben, um verändert oder einzeln gelöscht zu werden.
Fehlermeldung "enthält inventurpflichtige Positionen und muss in eine Lieferung überführt werden"
Diese Meldung erhalten Sie beim Löschen einer Rechnung, wenn in dieser inventurpflichtige Medikamente (oder anderes Zubehör, welches Sie selbst auf inventurpflichtig gesetzt haben) enthalten ist. Die debevet Software möchte Ihnen damit helfen, zu bedenken, dass die ursprünglich berechneten, inventurpflichten Posten weiterhin im Warenbestand "abgezogen" sind, also "fehlen".
Wenn Sie nur eine andere Kleinigkeit in der Rechnung korrigieren und diese dann erneut ausstellen, können Sie diesen Hinweis ignorieren.
Sollten die Medikamten aber gar nicht mit abgegeben worden sein, müssen Sie diese manuell in der Behandlung des Patienten löschen (orangenes Mülleimer-Symbol), damit diese dem Warenbestand wieder zugeführt werden. Somit sind diese wieder "in eine Lieferung überführt" (der Ausdruck kann "Lieferung" ist hier evtl. irreführend).
Gelöschte Rechnungen anzeigen
Um sich gelöschte/stornierte Rechnungen anzeigen zu lassen, klicken Sie auf Fakturierung(Euro-Symbol) und dann Rechnungen. Klicken Sie den Dropdown-Pfeil neben dem Suchenfeld. Setzten Sie dann den Haken bei Gelöschte anzeigen und bestätigen mit der Entertaste oder Klick auf das Lupen-Symbol.
Nun sehen Sie rot hinterlegt die stornierten Rechnungen.
Gelöschte Rechnungen können und DÜRFEN nicht wieder herstellt werden! Deswegen gibt es diese Funktion nicht. Wenn Sie die Rechnung nun doch genauso benötigen, wie ursprünglich ausgestellt, müssen Sie diese NEU ausstellen.
Reverse-Charge Rechnungen
Die Kollegen unter Ihnen, die in Grenzgebieten arbeiten, benötigen evtl. diese Funktion, wenn Ihren Kunden eine internationale Umsatzsteuer ID haben, damit Sie die Rechnungen ohne Mehrwertsteuer ausstellen können und der Kunde die Mwst. dann in seinem eigenen Land angeben kann.
Bitte beachten Sie, dass die Rechnungen nur dann korrekt sind, wenn Sie selbst Ihre Umsatzsteuer ID in den Praxisdaten hinterlegt haben, so dass diese auf Ihren Rechnungen mit aufgedruckt wird.
Die rechtlich korrekte Darstellung mit Nutzung der NETTO Preise kann unser Programm nur dann erzeugen, wenn Sie alle hier genannten Schritte absolvieren!
Steuer ID am Kunden hinterlegen
Zunächst müssen Sie den Kunden aufrufen. Klicken Sie dann den Reiter Allgemein und tragen dann die Umsatzsteuer ID des Kunden im passenden Feld ein. Anschließend müssen Sie mit Klick auf den Haken die Eingabe übernehmen. Erst danach oben rechts auf Speichern klicken.
Bedenken Sie, dass Sie vor Ausstellung von Reverse Charge Rechnungen verpflichtet sind, jede Umsatzsteuer ID Ihres Kunden selbst auf
Gültigkeit zu prüfen! Hierfür gibt es spezielle Online-Portale.
Sie müssen hier selbst manuell den blauen Haken anklicken, erst wenn dann blau unter der ID steht, dass diese von Ihnen bestätigt wird, funktioniert unser Reverse Charge
System inkl. des Textes korrekt.
Setzen Sie außerdem an diesem Kunden den Haken "netto", eine korrekte Einstellung sieht dann so aus:
Reverse-Charge Textbaustein anlegen
Damit der entsprechende Vermerk wie vorgeschrieben auf die Rechnung gedruckt wird, müssen Sie diesen zunächst in den Textbausteinen anlegen. Klicken Sie auf Administration(Zahnradsymbol) und dann Textbausteine.
Scrollen Sie dann herunter und klicken auf die Schrift "Reverse-Charge-Verfahren". Dort fügen Sie nun den Text ein, den Sie nutzen wollen. Hier ein Beispieltext (ohne Haftung für gesetzliche Korrektheit):
Der Rechnungsausweis erfolgt ohne Umsatzsteuer, da vorliegend der Wechsel der Steuerschuldnerschaft (Reverse-Charge-Verfahren) greift. Die Umsatzsteuer ist vom Leistungsempfänger anzumelden und abzuführen.
Anschließend müssen Sie noch einen Platzhalter einfügen, damit die Umsatzsteuer ID des Kunden automatisch in die Rechnung eingefügt wird.
Wählen Sie dazu rechts aus der Liste Variablen den Punkt Kunde Ust.-ID. Der PLatzhalter wird dann oben hinzugefügt. Klicken Sie dann auf Speichern.
Reverse-Charge Buchhaltungskonten einrichten
Damit die netto Preise am Kunden genutzt werden, und die Rechnung korrekt im Reverse-Charge Verfahren erstellt werden kann, benötigt unser Programm in der Buchhaltungserweiterung die passenden Konten. Sprechen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater, welchen Kontenrahmen Sie nutzen und auf welches Konto diese Umsätze gebucht und ob diese getrennt kontiert werden sollen.
Klicken Sie dann auf Administration und Erweiterung, um dort an der von Ihnen genutzten Buchhaltungserweiterung auf Bearbeite zu klicken.
Wählen Sie in der untersten Spalte der Konten zunächst am Dropdownmenü der Versteuerung "innergemeinschaftliche Lieferung" aus.
Nun wird das Feld "Ust.frei" weiß und lässt sich bearbeiten. Dort tragen Sie bitte das passende Buchhaltungskonto ein und klicken anschließend auf den Haken am Ende der Zeile. Anschließend können Sie oben rechts "Speichern".
Bitte klären Sie mit Ihrem Steuerberater, ob und auf welche Konten getrennt kontiert werden soll (Tierärztliche Leistungen, abgegebene Medikamente, angewandte Medikamente, Sonstiges). In diesem Fall müssen entsprechend viele Konten für die innergemeinschaftliche Lieferung angelegt werden.
Reverse-Charge Rechnung erstellen
Um die Rechnung nun als Reverse-Charge Rechnung zu erstellen, erstellen Sie die Rechnung wie gewohnt mit Klick auf das Euro--Symbol.
Allerdings müssen Sie nun zunächst auf den Reiter Verkauf klicken.
HIer wählen Sie nun am Dropdown Steuerbefreit den Punkt Reverse-Charge_Verfahren.
Dann wählen Sie am Dropdown Erlösart den Punkt innergemeinschaftliche Lieferung.
Klicken Sie auf Speichern und fahren mit der Abrechnung/Zahlung nun wie gewohnt fort.
Rechnung als bezahlt setzen / Zahlung erfassen
Damit der Rechnungsstatus auf "bezahlt" gesetzt wird, vor allem bei Rechnungen, die überwiesen werden, müssen Sie diesen selbst setzen.
Wenn Sie die Buchhaltugnserweiterungen Collmex oder Lexoffice nutzen, können Sie dort Ihr Konto mit HBCI direkt online anbinden und Zahlungen werden
dann nach Abruf der Umsätze automatisch als "bezahlt" gesetzt.
Wir empfehlen, in den Einstellungen der Buchhaltung die Rechnungen bei Zahlung via EC-Karte und Barzahlung so einzustellen, dass diese direkt auf "Erledigt" gesetzt werden. Damit stehen diese dann automatisch auf "bezahlt".
Klicken Sie auf Fakturierung und dann Rechnungen. In der Rechnungsliste können Sie anhand der farbigen Symbole direkt sehen, welche Rechnungen "gebucht" sind (gelbes Symbol), welche "noch zu buchen" sind (rotes Symbol) und welche bereits bezahlt sind (grünes Symbol).
Wenn Sie es so eingestellt haben, dass nur die Zahlungen via Überweisung auf "gebucht (und nicht "erledigt") gesetzt sind, können Sie sich diese nun in der Suche heraus filtern, um effizienter zu arbeiten.
Klicken Sie hierzu auf den Dropdown-Pfeil neben dem Suchenfeld. Setzen Sie dann in der Auswahl bei Zahlungsbedingung z.B. auf "Überweisung 10 Tage".
Auch können Sie den Filter setzen auf Status "gebucht". Nun klicken Sie eine bereits gebuchte Rechnung (gelbes Symbol) an und öffnen diese durch Klick auf die Rechnungsnummer.
Anschließend klicken Sie oben rechts auf Erweitert und wählen dort Zahlung erfassen.
Nun wählen Sie, wo diese Zahlung eingegangen ist (meistens dann ja Bankkonto). Klicken Sie dann den grünen Button Zahlung erfassen und die Rechnung ist dann auf "erledigt/bezahlt" gesetzt.
Teilzahlung/ Anzahlung erfassen
Sollte es vorkommen, dass ein Kunde nur einen Teil der Rechnung bezahlen kann und den Rest überweisen oder später zahlen möchte, so empfehlen wir, mit einer Teilzahlung wie folgt umzugehen:
- Erstellen Sie die Rechnung mit der Zahlungsbedingung "Per Überweisung"
- Buchen Sie die Rechnung und erfassen eine Zahlung
- Erfassen Sie die Zahlung, wie Sie erfolgte mit der Summe, die geleistet wurde (z.B. bar, 23,11, wenn Gesamtsumme 90,00 Euro und der Kunde 23,11 Euro bezahlt in bar) Die debevet Software fragt dann nach, ob es sich um eine Teilzahlung handelt, oder Sie den Rest erlassen wollen (Skonto).
Wenn Sie hier Teilzahlung wählen, wird dies so am Kunden hinterlegt.
Die Summe der Rechnung wird nicht geändert- aber in der Übersicht der offenen Zahlungen am Kunden können Sie sehen, dass es eine Teilzahlung gab und welche Summe noch offen ist.
Offene Rechnungen - offene Posten am Kunden
Leider ist es mit der Zahlungsmoral mancher Kunden nicht immer ideal gestellt, was leider eine Notwendigkeit erzwingt, direkt sehen zu können, ob beim Kunden offene Zahlungen vorliegen.
Um direkt in der Behandlung (und nicht nur in der Übersicht der Zahlungen am Kunden) eine Warnung zu sehen, müssen Sie diese zunächst in den Einstelungen aktivieren.
Klicken Sie Administration und dann Einstellungen. Dort wählen Sie den Reiter Behandlung
Setzen Sie das Häkchen bei Warnung b. offenem Zahlstatus. Klicken Sie anschließend oben rechts auf Speichern.
Klicken Sie nun auf den Reiter Fakturierung. Dort können Sie die Zahl an Tagen einstellen, nach denen diese Warnung angezeigt werden soll.
Wenn Sie nun ein Tier behandeln, wird Ihnen am Kundennamen links eine rote Zahl angezeigt, welche patientenübergreifend offene Rechnungen anzeigt.
Darstellungen der Rechnungen (brutto/ netto)
Egal, ob Sie eine Nettorechnung oder Bruttorechnung erstellen: Die Rechnungssumme ist immer identisch. Der Unterschied zwischen Brutto Netto Rechnung bezieht sich nur auf die Darstellung der einzelnen Rechnungspositionen.
Bei einer Nettorechnung werden alle Rechnungspositionen mit Nettopreis angeführt. Daraus ergibt sich der Nettogesamtbetrag der Rechnung – also der Rechnungsbetrag OHNE Umsatzsteuer. Von ihm ausgehend wird dann in einem zweiten Schritt durch Hinzurechnung der Umsatzsteuer von 19 % oder 7 % der Bruttobetrag ermittelt.
Erstellen Sie eine Bruttorechnung, werden alle Rechnungspositionen sind mit Bruttopreis angeführt. Zentral ist hier der Gesamtbruttobetrag – also der Rechnungsbetrag MIT Umsatzsteuer. Im Anschluss wird dann die Umsatzsteuer herausgerechnet und separat ausgewiesen.
Dabei ist es in Deutschland üblich, dass eine Rechnung an einen Endkunden/Verbraucher immer als Bruttorechnung dargestellt wird (sogenannte B2C Rechnungen).
Wenn Sie einzelne Kunden haben, die ein Unternehmen führen/eine Firma als Rechnungsadresse hinterlegt ist, sollten Sie diesen eine Nettorechnung ausstellen (Sogenannte B2B Rechnung), damit der Nettobetrag direkt ersichtlich ist.
Wir empfehlen also als globale Einstellung unter Administration, Einstellungen am Reiter Kunde die Einstellung auf "brutto" zu setzen. Alle Kunden, die eine GbR sind oder anders firmieren, können Sie dann einzeln am Kunden am Reiter Allgemein mit "netto" kennzeichnen.
Bitte beachten Sie, dass diese Regelung und Einstellung so nur dann greift, wenn Sie NICHT die Kleinunternehmer Einstellung gesetzt haben.
