Lexoffice Buchhaltung
Wir bitten zu beachten, dass die Erweiterungen der Buchhaltung, die mit einem Sternchen gekenntzeichnet sind (Collmex, lexoffice, debevet) nicht GLEICHZEITIG betrieben werden können, und zu Konflikten miteinander führen können. Ein Wechsel zwischen den Systemen sollte kurz mit uns abgesprochen werden, damit wir Ihnen Tipps geben können, worauf Sie achten müssen.
Um die Erweiterung zu aktivieren, klicken Sie auf Administration und dann Erweiterungen.
Nun wählen Sie an der gewünschten Kachel Anlegen.
Lexoffice bietet mit seiner Schnittstelle KEINE Möglichkeit, tierärztliche Leistungen, angewandte Medikamente und abgegebene Medikamente getrennt zu kontieren! Bitte sprechen Sie unbedingt mit Ihrem Steuerberater, ob Ihre Gewinne so liegen, dass Sie ansonsten ein Problem mit einer potentiellen Gewerbesteuerpflicht bekommen!
Lexoffice einrichten
Zunächst muss die Schnittstelle aktiviert und verbunden werden. Die Kosten für lexoffice und die Einrichtung des Accounts muss direkt über lexoffice erfolgen.
Klicken Sie im debevet (als Administrator angemeldet) auf Administration und dann Erweiterungen. An der Kachel "lexoffice" klicken Sie auf Anlegen.
Authentifizieren
Klicken Sie nun auf der sich öffnenden Seite auf den blauen Button Authentifizieren.
Das Programm leitet Sie nun zur Anmeldeseite von lexoffice weiter. Dort müssen Sie Ihre lexoffice Zugangsdaten eingeben.
Sie müssen nun debevet den Zugriff auf lexoffice erlauben, indem Sie den grünen Button Zugriff erlauben klicken.
Nun werden Sie automatisch zurück zu debevet geleitet und sehen an dem Zugriffstoken, dass die Authentifizierung erfolgreich war.
Synchronisiseren
Kreuzen Sie Belege hochladen an, wenn Sie wünschen, dass debevet neben dem reinen Buchhaltungssatz ebenfalls das Original-Belegbild im PDF-Format (Kundenrechnung, Lieferantenrechnung, Gutschrift an Kunden und Gutschrift von Lieferanten) an lexoffice überträgt.
Wenn Sie Kunden anonymisieren oder Lieferantendaten anonymisieren ankreuzen, sorgt debevet dafür, dass lediglich ein Rückschluss über die Kunden- bzw. Lieferantennummer in lexoffice (Debitor, Kreditor) auf die Personendaten in debevet möglich ist und keine Personendaten aus debevet an lexoffice weitergegeben werden. Andernfalls überträgt debevet Ihre Kunden- bzw. Lieferantendaten (nur der primäre Rechnungsemfänger) an lexoffice und schickt auch künftige Änderungen dieser Daten in debevet an lexoffice (Ein-Weg-Synchronisierung).
Zusätzliche Liefer- oder Patientenadressen werden aus debevet nicht an lexoffice übertragen.
Medikamtenabgabe als Dienstleistung verbuchen
Wenn Sie den Haken bei Angewendete Medikamente als Dienstleistung setzen, wird debevet Medikamente und Produkte, die Sie Rahmen Ihrer tierärtzlichen oder sonstigen therapeutischen Tätigkeit verwenden nicht wie Ihre sonstigen Abgaben und Verkäufe als Warenverkäufe in lexoffice buchen, sondern diese Produkte ebenfalls wie Ihre Tätigkeit als Dienstleistung unter der Berücksichtigung des jeweiligen Steuersatzes (19%, 7%) buchen.
Hinweis: Dies kann wichtig sein, wenn Verkäufe einen hohen Anteil an Ihren Praxisumsätzen haben und Sie diesen Anteil nicht noch durch Ihre Anwendungsmedikamente (z.B. Impfstoffe) erhöhen möchten, da Sie so unter Umständen in Gefahr kommen, Ihr Freiberufler-Privileg zu verlieren und gewerbesteuerpflichtig zu werden. Bitte sprechen Sie hierzu mit Ihrem Steuerberater.
Zahlungsbedingungen
Legen Sie in dieser Liste für jede von Ihnen in debevet hinterlegte Zahlungsbedingung fest, wie der Status der jeweiligen Rechnung in debevet nach erfolgter Buchung ist (Erledigt, Gebucht).
Wir empfehlen, alle Zahlungen via Karte oder bar auf Erledigt zu setzen, damit Sie keine zusätzliche Arbeit damit haben, diese später noch manuell alle als bezahlt verbuchen zu müssen.
Dahingegen werden Rechnungen mit der Zahlmethode Überweisung in der Regel nach erfolgter Buchung als Gebucht gekennzeichnet, da Sie noch die tatsächliche Zahlung der Rechnung durch den Kunden erwarten. So können Sie leichter und schneller filtern, welche Rechnungen noch offen sind.
Kunden und Lieferanten übertragen
Sollten Sie lexoffice in debevet erstmalig aktivieren, nachdem Sie bereits Kunden und Lieferanten in debevet erfasst haben, so sollten Sie einmal auf den Button Kunden nach lexoffice und Lieferanten nach lexoffice klicken. debevet überträgt dann einmal alle Kunden und Lieferanten nach lexoffice als Debitoren bzw. Kreditoren. Bei aktiver Schnittstelle werden Kunden- und Lieferantendaten künftig stets live von debevet nach lexoffice übertragen.
Es findet keine Übertragung von Kunden- und Lieferantendaten von lexoffice nach debevet statt, sondern nur von debevet nach lexoffice. Des Weiteren wird aus debevet nur die primäre Rechnungsadresse an lexoffice übergeben und keine weiteren Adressen wie bspw. zusätzliche Liefer- und Patientenstandorte in debevet.
Kunden und Lieferanten in lexoffice identifizieren
Da Kunden- und Lieferantennummer in debevet und lexoffice nicht identisch sind, übergibt debevet an lexoffice eine sog. alternative Email-Adresse nach dem Muster 10004@netzfalken.lxo, wobei 10004 der Kunden- bzw. Lieferantennummer in debevet entspricht.
So könnten Sie in lexoffice Ihre Kunden als auch Lieferanten eindeutig anhand der Kunden- und Lieferantennummer aus debevet identifizieren.
Rechnungen und Gutschriften buchen
Rechnungen und Gutschriften können entweder einzeln oder gesammelt gebucht werden.
Kundenrechnung einzeln buchen
Von der Bearbeitungs- und Voransichtsseite einer Rechnung steht Ihnen oben rechts mit dem Button Erweitert die Funktion Rechnung Buchen zur Verfügung. Klicken Sie auf Rechnung Buchen, so wird der Original-Beleg (PDF) inkl. Buchungssatz sofort nach lexoffice übertragen.
Im Lexoffice kann der Beleg dann direkt einem Kontoumsatz zugeordnet werden bzw. oftmals passiert dies voll automatisch.
Individuell gefilterte Rechnungsliste buchen
Wechseln Sie in debevet auf Fakturierung → Rechnungen. Filtern Sie die Liste nach Ihren Suchkriterien, z.B. durch die Suche aller Rechnungen im Status "Zu buchen". Wählen Sie die gewünschten Rechnungen durch Ankreuzen der Checkboxen aus.
Klicken Sie oben rechts auf Erweitert und dann auf Rechnungen buchen.
Haben Sie mehr als fünf Rechnungen ausgewählt, wird der Prozess in das sogenannte Hintergrundfenster unten rechts gestellt. Der erfolgreiche Abschluss wird dort signalisiert. Während des Prozesses können Sie in debevet an anderen Stellen weiterarbeiten.
In Lexoffice können Sie die Rechnungen dann den Zahlungen zuordnen, bzw. im Normalfall wird dies sogar automatisch erledigt.
Lieferantenrechnung buchen
Von der Bearbeitungs- und Voransichtsseite einer Lieferantenrechnung steht Ihnen oben rechts mit dem Button Erweitert
die Funktion Buchen zur Verfügung.
Klicken Sie auf Buchen so wird der Orignal-Beleg (PDF) inkl. Buchungssatz sofort nach lexoffice übertragen.
Den Beleg können sie dann im Lexoffice direkt sehen und zuordnen (bzw. dieser wird der Zahlung meist automatisch zugeordnet)
Ausgewählte Liste von Lieferantenrechnungen buchen
Wechseln Sie in debevet auf Warenwirschaft → Lieferantenechnungen. Filtern Sie die Liste nach Ihren Suchkriterien, z.B. durch die Suche aller Rechnungen im Status Zu buchen. Wählen Sie die gewünschten Rechnungen durch Ankreuzen der Checkboxen aus. Klicken Sie oben rechts auf Erweitert und dann auf Buchen.
Haben Sie mehr als fünf Rechnungen ausgewählt, wird der Prozess in das sogenannten Hintergrundfenster unten rechts gestellt. Der erfolgreiche Abschluss wird dort signalisiert. Während des Prozesses können Sie in debevet an anderen Stellen weiterarbeiten.
Im Lexoffice sind diese Rechnungen dann als Ausgaben zu finden.
Kunden- und Lieferantengutschriften buchen
Gutschriften an Ihre Kunden und von Ihren Lieferanten buchen Sie analog zum zuvor dargestellten Vorgehen für Kunden- und Lieferantenrechnungen aus debevet heraus an lexoffice. Dabei werden Kundengutschriften in lexoffice als Einnahmeminderung und Gutschriften Ihrer Lieferanten als Ausgabenminderung verbucht.
Rechnungen und Gutschriften stornieren
Analog zum Vorgehen beim Buchen, steht Ihnen bei Rechnungen (Lieferanten und Kunden), die erfolgreich gebucht wurden, die Funktion Stornieren zur Verfügung.
Wenn Sie eine Kunden- oder Lieferantenrechnung oder Gutschrift in debevet stornieren, so führt dies aktuell zu keiner Stornierung in lexoffice. Bitte beachten Sie, dass Sie die gebuchten Belege in lexoffice ebenfalls manuell stornieren müssen.
Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge
Zahlungseingänge können Sie fortan bequem und ohne Medienbrüche in lexoffice verbuchen. Dazu steht Ihnen z.B. das integrierte Online-Banking von lexoffice zur Verfügung, dass Zahlungen Ihrer Kunden auf Rechnungen nahezu voll automatisch erkennt und zuordnet, nicht zuletzt weil debevet Kundennummer und Rechnungsnummer im Buchungsbeleg ordentlich vermerkt.
Ebenso können Sie Ausgänge zu Ihren Lieferantenrechnungen schnell und einfach an Ihre Bank übermitteln.
Für detaillierte Hilfe und Anleitung zur Erfassung von Zahlungsein- und Ausgängen fragen Sie bei lexoffice nach. lexoffice bietet eine hervorragende Online-Hilfe als auch Support über Email-Anfragen.
Offene Posten und Mahnungen
lexoffice bietet Ihnen zahlreiche Live-Auswertungen z.B. der offenen Posten (Lieferanten, Kunden) als auch über Ihren betriebswirtschaftlichen Status (EÜR, Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Saldenliste etc.).
Ebenso bietet Ihnen lexoffice ein Mahnsystem, sollten Ihre Kunden ihre debevet-Rechnungen einmal vergessen zu zahlen.
Auch hier hilft die Online-Hilfe als auch der Support des Anbieters weiter.
Die Lexoffice Schnittstelle bietet nicht die Tiefe, in der die Belege komplett als offene Belege in Lexoffice auflaufen. Mahnungen können deshalb nie direkt erstellt werden. Leider muss im Lexoffice zuerst manuell ein Beleg erstellt werden, der dieser Summe entspricht und dann dort abgemahnt werden kann. Wir empfehlen also bei Lexoffice Nutzung das Mahnsystem von debevet zu nutzen.
Token aktualisieren/ erneut authentifizieren
Teilweise kann es dazu kommen, dass im laufenden Praxisbetrieb Ihre Rechnungen bei Nutzung der Schnittstelle zu Lexoffice nicht buchen können. Dies liegt zu 99% daran, dass der Authentifierungs-Token abgelaufen ist. Um diesen erneut zu aktualisieren, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie im debevet (als Administrator angemeldet) auf Administration und dann Erweiterungen. An der Kachel "lexoffice" klicken Sie auf Bearbeiten.
Klicken Sie nun auf der sich öffnenden Seite auf den blauen Button Authentifizieren.
Das Programm leitet Sie nun zur Anmeldeseite von lexoffice weiter. Dort müssen Sie Ihre lexoffice Zugangsdaten eingeben.
Sie müssen nun debevet den Zugriff auf lexoffice erlauben, indem Sie den grünen Button Zugriff erlauben klicken.
Nun werden Sie automatisch zurück zu debevet geleitet und sehen an dem Zugriffstoken, dass die Authentifizierung erfolgreich war.
Alle Rechnungen können nun wieder gebucht werden.