Produkte
Unter Produkte versteht debevet alle Dienstleistungen, alle GOT Leistungen, alle Medikamtene und sonstiges, was Sie abrechnen, abgeben oder verkaufen wollen.
In diesem Sektor können Sie Produkte suchen, anlegen, ändern oder löschen. Außerdem gelangen Sie über die Bearbeitungsseite des
Produktes zu Informationen und Daten, die zu dem jeweiligen Produkt in Beziehung stehen, wie Anwendungsanweisungen,
Warenbestände und Lagerorte.
Um in den Bereich zu gelangen, klicken Sie Warenwirtschaft und dann Produkte.
Neue Produkte anlegen
Falls Sie neben den aus den Katalogen importierten Produkten noch eigene Produkte haben, die Sie anlegen wollen, können Sie beliebig viele eigene Produkte anlegen.
Wählen Sie zunächst aus dem Dropdownmenü rechts oben aus, welche Produktart Sie hinzufügen möchten (Medikament, Dienstleistung oder Sonstiges). Klicken Sie nun auf das grüne 'Plussymbol', um auf die Seite zur Eingabe eines neuen Produktes zu gelangen.
Geben Sie in der Eingabeseite die gewünschten Informationen ein und speichern Sie das neue Produkt anschließend, in dem Sie oben rechts auf 'Speichern' klicken.
Bevor Sie ein Produkt speichern können, müssen Sie ganz unten die Checkbox aktivieren, um damit die Richtigkeit der Preise zu bestätigen.
Preise der Produkte
Wenn Sie die Barsoiliste oder Vitrapet nutzen, sind die Preise der Produkte damit bereits gesetzt.
Sollten Sie jedoch eigene Produkte anlegen wollen oder so wenige Medikamente haben, dass sich die Nutzung der Barsoiliste nicht lohnt, können Sie auch selbst die Preise der Medikamente oder Dienstleistungen anlegen bzw. die Preise selbst eintragen.
Dabei gibt es beim Anlegen von Medikamenten einen automatisch eingebauten Rechner, der Ihnen die Arbeit abnimmt, die korrekten Verkaufspreise mit Mindermengenzuschlag etc. korrekt nach §3 der Arzneimittelverordnung auszurechnen.
Hier erklären wir zunächst die Bereiche der Preise, damit Sie diese verstehen können.
Packungsgröße (inneres und äußeres Behältnis)
Da die Preise, wenn Sie diese manuell eingeben wollen, mit unserem automatischen Rechner anhand der Packungsgröße berechnet werden, muss diese zwingend korrekt hinterlegt werden. Ansonsten funktioniert die Berechnung der korrekten Abgabepreise nicht.
Dabei unterscheidet debevet (NEU seit 2024!) zwischen innerem und äußeren Behältnis.
- Inneres Behältnis meint die Packung an sich, also beispielsweise eine 5ml Ampulle, eine 5mg Tube, eine 100ml Flasche, 60 Tabletten etc.
- Äußeres Behältnis meint das Packungsgebinde. Dies kommt vor allem dann zum tragen, wenn gewisse Ware in 10er Gebinden, 5er Gebinden oder Ähnlichem geliefert werden. (beispielsweise Ovogest, Cremes, Tuben, 1 Flasche mit 100ml Inhalt etc.)
Dabei wird die Abgabeeinheit am inneren Behältnis gesetzt!
Aktuell (Stand April 2024) werden noch keine äußeren Behältnisse aus der Barsoi übernommen. Die Logik ist aktuell also nur bei Nutzung von Vitrapet bzw. dem manuellen Anlegend der Produkte voll umfänglich verfügbar. Selbstverständlich kann die Logik auch auf ein Barsoi Produkt angewendet werden, denn bevor ein Warenbestand angelegt wurde, können die Einheiten am Produkt noch verändert werden.
Zum besseren Verständnis wird Ihnen rechts im Feld immer angezeigt, wie bei der aktuellen Einstellung die Logik funktioniert. Hier im Beispielbild habe ich ein Beispiel wie Ovogest angelegt, bei dem eine Packung beim Bestellen als 5 Ampullen mit je 5ml geliefert wird.
Abgabeeinheit wären dann ml. Bei Wareneingängen wird das Packungsgebinde dann mit berechnet. Bei einer Lieferung von Ovogest besteht eine Packung aus 5 Ampullen mit je 5ml, so dass die Bestellung einer Packung automatisch einen Bestand von 25ml erfasst und als Warenbestand anlegt. (Eine Packung = äußeres Behältnis mal inneres Behältnis).
Bei fehlenden Gebinden kann das äußere Behältnis auch weggelassen werden.
Üblich ist, dass die Abgabeeinheit auf dem inneren Behältnis basiert. Ein gängiges Beispiel wäre Buscopan, das äußere Behältnis ist 1 Flasche, das innere Behältnis ist 100ml. So wird in ml Schritten abgegeben und der Preis berechnet.
Preislogik inneres und äußeres Behältnis
Die Packungsgröße und der Bereich der automatischen Preisberechnung fehlt bei der Anlage von "Dienstleistungen" und "Sonstiges".
Tragen Sie nach der Packungsgröße nun den Mehrwertsteuersatz mit dem Dropdownmenü ein und Ihren Einkaufspreis (netto) in das Feld Ek Netto. Klicken Sie dann auf den blauen Button §3 AMPreisV.
Ist das äußere Behältnis gleich 1, so werden die Mindermengenzuschläge nach §3AMV mit Klicken des blauen Buttons direkt so berechnet, dass jede Abgabe diesen Zuschlag erhält, es sei denn, man gibt die gesamte Menge ab (Ein Beispiel wäre Buscopan, jeder ml kostet den Mindermengenaufschlag, es sei denn, man würde die gesamten 100ml spritzen)
Die debevet Software berechnet den korrekten Preis nun automatisch. (Hier im Bild gut zu erkennen, da ich einen Beispielpreis von 100 Euro netto EK gesetzt habe).
Sobald das äußere Behältnis größer als 1 ist, gibt es in der Preislogik eine Besonderheit:
Ist nun das äußere Behältnis wie in meinem Ovogest Beispiel 5 Ampullen mit dem inneren Behältnis von je 5ml, so gilt der "Volle Packung Preis" (also ohne Mindermengenzuschlag) für die 5ml Ampulle.
In diesem Bild ist dies gut zu sehen:
Wenn Sie aber dennoch einen Mindermengenaufschlag für eine Ampulle erreichen möchten, müssen Sie die Packung als "inneres Behältnis" mit 25ml anlegen. In dem Fall wird auf jeden Milliliter, bis zur Abgabe der vollen 25ml der Mindermengenaufschlag berechnet.
In diesem Bild sehen Sie, wie sich die Preise verändern im Vergleich zum vorherigen Bild: (der Milliliterpreis bleibt gleich, aber die Logik, wie viel eine ganze Packung ist, ändert sich!)
Dies ist absichtlich von uns so angelegt, da die Nutzung der äußeren Behältnisse vor allem auch für Großpackungen etc. gedacht ist. Bitte überdenken Sie dies, bevor Sie einen Warenbestand anlegen, denn anschließend kann dies (Revisionssicherheit Inventur) nie wieder an demselben Produkt verändert werden.
Inventurpflicht
Eine praktische Funktion ist die Checkbox Inventurpflichtig bei Medikamenten. Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird bei der Nutzung/Abrechnung bei der Behandlung (oder der Abgabe) eines Tieres mit diesem Medikament automatisch eine Chargennummer gesetzt.
Wenn Sie mehrere angebrochene Packungen (z.B. in verschiedenen Räumen, oder in einem Notfallkoffer) nutzen, müssen Sie dennoch kontrollieren, dass Sie die richtige Charge nutzen und diese evtl. sonst manuell ändern. Sobald verschiedene Chargen aktiv gebucht sind, wird KEINE automatisch gesetzt!
Mindestbestand nutzen
Um einen schnelleren Überblick zu haben, welche Medikamente nach bestellt werden sollten, können Sie für die Medikamente (oder Futter) auch Mindestbestände ganz unten am Produkt hinterlegen. Wenn Sie in Ihrer Dashboard-Ansicht den Haken gesetzt haben, wird Ihnen immer direkt angezeigt, welche Medikamente bestellt werden müssen.
Wartezeiten
Damit Ihre AUA Belege sauber ausgefüllt sind, müssen bei lebensmittelliefernden Tieren die Wartezeiten korrekt hinterlegt sein.
Klicken Sie am Produkt den Reiter Wartezeiten, um diese dann individuell nach Tierart setzen oder ändern zu können. Denken Sie daran, nach der Eingabe erst den grünen Haken zu klicken und anschließend oben rechts auf Speichern zu klicken.
Die Wartezeiten werden in einigen Versionen der Barsoi Liste überliefert, aber oftmals fehlen die Verabreichungsformen und oder Tierarten. Wenn diese Daten fehlen, hat Barsoi diese nicht überliefert. Tragen Sie diese bitte manuell ein und/oder wenden sich direkt an Barsoi.
Anwendungsanweisungen
Für Medikamente, die Sie abgeben, sind Sie verpflichtet, die Anwendungshinweise mit auf den AUA Beleg zu schreiben. Damit dieser
im debevet dann automatisch korrekt ausgefüllt ist, können und müssen Sie die Anwendungshinweise am Medikament hinterlegen.
Klicken Sie hierzu den Reiter Anwendungsanweisungen und hinterlegen dort die entsprechenden Daten.
Dabei müssen folgende Felder gesetzt werden:
- Bezeichnung Titel der Anweisungsanwendung z.B. Abgabe Mastitis 3 Tage
- Tierart
- Menge Menge pro Tier und Anwendung
- Anzahl d. Anzahl der Anwendungen gesamt
- Intervall Alle wieviel Stunden muss das Medikament gegeben werden? (bei einmal tägl. z.B. 24 setzen)
- Verabreichungsform hier wählen Sie via Dropdown, wie das Medikament zu verabreichen ist
- Beginn Beginn in x Tagen (Also ab wann die Gabe beginnt)
Verbot für lebensmittelliefernd
Medikamente, die nicht für lebensmittelliefernde Tiere eingesetzt werden dürfen, müssen hier via Checkbox aktiviert werden, bzw. sind dies bereits durch die Überlieferung aus der Barsoi Liste.
Wenn dieser Haken gesetzt ist, kann dieses Medikament bei einem Tier, welches als lebensmittelliefernd markiert ist, NICHT angewandt werden. Das bedeutet, dass bei dem Versuch, dieses in der Behandlung einzutragen, dieses NICHT eingetragen wird. Es kann also dort "nicht abgerechnet" werden. Das Programm verweigert automatisch die Behandlung damit.
Barcode Scanner nutzen
Um Ihre Produkte (betrifft vor allem die Medikamente) schneller und leichter verwalten zu können, können Sie den Barcode scannen. Leider muss an jedem Medikament der Barcode einmalig eingelesen und hinterlegt werden, um dann bei eingehenen Lieferungen einfach scannen zu können. Das ist zwar erstmalig etwas Arbeit, erleichtert aber Ihren Mitarbeitern bei ankommenden Lieferungen die Zeit, die es braucht, um die Lieferung einzugeben extrem.
Drücken Sie hierzu das grüne Symbol neben dem GTIN (EAN) Eingabefeld am Produkt und scannen Sie anschließend den Barcode.
Nun können Sie bei kommenden Lieferungen dieses Medikaments dieses einfach nur noch scannen, statt alle Daten bei der Lieferung manuell einzutragen.
Hier ein Bild des zu scannenden Codes:
Zum Einscannen haben wir ein kleines Hilfevideo erstellt:
Produkte suchen und finden
In der Übersichtsliste Ihrer Produkte können Sie nach Produkten suchen.
Tippen Sie in das Suchfenster wie bei einer Suchmaschine Begriffe ein, die auf das gewünschte Produkt passen und drücken Sie die Entertaste oder klicken Sie auf das Lupensymbol..
Suche filtern
Wenn Sie neben dem Eingabefeld für die Schnellsuche oben auf den Pfeil nach unten klicken, können Sie auch nach gezielten Parametern bzw. weiteren Suchbegriffen filtern.
Suchenfilter zurücksetzen
Wenn Sie eine Suche ausgeführt haben, ist die Produktliste gefiltert, was dadurch angezeigt wird, dass der Pfeil nach unten neben den der Schnellsuche gelb ist. Klicken Sie auf den Pfeil nach unten und dann auf Zurücksetzen, um die Produktliste wieder ungefiltert angezeigt zu bekommen.
Produkte bearbeiten und weitere Details
Klicken Sie in der Liste Ihrer Produkte auf den Link in der Spalte Produkt Nr. oder Bezeichnung, um auf die Bearbeitungsseite des Produktes zu gelangen.
Mehrere Produkte bearbeiten oder löschen
Um mehrere Produkte zu bearbeiten oder zu löschen, wählen Sie die Checkboxen der gewünschten Produkte an und drücken danach oben rechts auf das jeweilige Symbol:
- Stiftsymbol, wenn Sie die Produkte bearbeiten wollen
- Mülltonnensymbol, wenn Sie die Produkte löschen möchten
Produkte mit Aktionen verknüpfen
Sie können Produkten bestimmte Aktionen zuweisen. So können Sie z.B. zu einem Impfstoff als Aktion eine Impferinnerung hinzufügen, um automatisch nach jedem Verwenden dieses Impfstoffes eine Impferinnerung für den behandelten Patienten in x Tagen hinzuzufügen.
Klicken Sie hierfür am gewünschten Produkt den Reiter Aktionen.
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